En el módulo Firma Electrónica encontramos el tablero Firma de Entidades, en el cual podemos cargar documentos para firma tanto para personal interno como externo. Lo primero que tenemos que realizar para comenzar a utilizar la Firma Electrónica, firma entidades, se debe verificar que tenemos activo el Portal del colaborador(PDC) para el personal interno y para el personal externo les llegará un correo (Imagen 1) con las instrucciones y en ella se les indicara descargar el APP desde Google Play Store, adicionalmente se les asignará su usuario y contraseña, todo esto debido a que la Firma se debe realizar mediante nuestra Aplicación Móvil PDC.
Imagen 1
Ya para el proceso interno se debe ingresar a tablero Firma de entidades, cada vez que se deba solicitar una firma de un documento se debe crear un Nuevo Proceso, con su respectiva fecha de Expiración del mismo y luego hacer clic en el botón “+” (Imagen 2), fecha que se estima como el tiempo que tiene la persona para realizar la firma. Luego se debe asegurar que la persona a la cual se le vaya a solicitar la firma este creada en el sistema, si no está, pueden dar en gestionar y crearla para poder ser llamada al momento de pedir la firma (Imagen 3)
Imagen 2
Imagen 3
Ya con esta información podemos cargar el archivo que deseamos solicitar la firma (Imagen 4), esta irá acompañado del correo (Imagen 1), más un correo adicional donde se le notifica el proceso de firma (Imagen 5)
Imagen 4
Imagen 5
Cuando ya hemos descargado el PDC, realizamos el ingreso de usuario y contraseña; lo primero que se debe hacer es ingresar al menú para realizar el proceso de enrolamiento para el personal externo; para el personal interno no es necesario ya que este debió ser realizado previamente al ingreso a la compañía.
Procedimiento de enrolamiento a través del App PDC
Paso 1 Ingresar al menú
Paso 2 seleccionar enrolamiento PDC
Paso 3 Realiza el reconocimiento facial hasta llegar al 100%, con esto ya puedes firmar el documento ya que el sistema te hace reconocimiento facial y te solicita el pin asignado
Luego de este proceso la persona debe seleccionar la opción Firma Electrónica
Al ingresar el APP nos indicará en que carpeta tenemos el o los documentos pendientes por firmar, en este caso debes encontrar una alerta en Firma de Entidad
Al ingresar tiene la oportunidad de ver en la parte de arriba la lista de los documentos que requieren Firma, también en la parte de abajo, podemos revisar los documentos por firmar, los firmados y los rechazados.
Luego vamos a abrir el documento donde lo podemos Rechazar o Firmar según corresponda. Después de seleccionar cualquiera de las dos opciones les indicará un mensaje, de “Rechazado correctamente” o “Firmado correctamente” según sea el caso. Para la Firma, se debe tener presente que se realiza el procedimiento con FaceID donde le solicitará reconocimiento facial y el ingreso de su respectivo código PIN. Al realizar este procedimiento el documento aparecerá ya firmado con su foto y código QR.
Por último, pasamos de tener un documento sin Firma a uno con Firma Electrónica
Esta firma electrónica viene con la foto de reconocimiento facial, el código QR, el documento de la persona que lo firma, su nombre, fecha y hora de realizada la Firma, adicionalmente una validación de autenticidad de Controlroll con folio y código de validación, que se puede verificar al ir al enlace establecido a través del QR.
