PROCEDIMIENTO USO FACEID RES. 38 EXENTA CHILE

Resolucion-38-EXENTA_09-MAY-2024 Resolucion-38-EXENTA_09-MAY-2024

ControlRoll app FaceID, es una aplicación móvil gratuita que permite a los colaboradores registrar su asistencia de forma rápida y segura a través del reconocimiento facial. La app genera comprobantes electrónicos detallados de cada marcación, incluyendo fecha, hora y tipo de registro. Esta información es enviada directamente al correo electrónico del empleado y cumple con los estándares de seguridad y privacidad.

Plataforma virtual, es accesible desde cualquier dispositivo con conexión a internet, utilizando navegadores como Chrome o Firefox. Cada usuario (empleador, trabajador o fiscalizador) cuenta con un acceso personalizado y seguro, protegido por una contraseña única. Esto garantiza la confidencialidad de la información y permite generar reportes detallados que cumplen con la normativa laboral vigente.

Para garantizar la continuidad en el registro de asistencia, ofrecemos alternativas flexibles. En caso de problemas de conectividad, los colaboradores pueden utilizar la app ‘Portal del Colaborador’ para registrar su asistencia. Además, contamos con un sistema de marcación manual que permite registrar incidentes o situaciones excepcionales de forma conjunta con el empleador. Todas las marcaciones quedan debidamente registradas y auditadas.

Nuestra plataforma se basa en la robusta infraestructura de Google Cloud Platform (GCP), lo que garantiza un acceso rápido y seguro a la información en cualquier momento y lugar. Con una disponibilidad del 99.95% y políticas de seguridad, encriptado y respaldo de datos sólidas, puedes confiar en que tus datos estarán siempre disponibles cuando los necesites ya que se cumplen los siguientes requisitos:

Normativas internacionales, como ISO 27001, SOC 1/2/3, HIPAA, y PCI-DSS
Seguridad en la red, como firewalls, segmentación de red y protección contra ataques DDoS.
Cifrado los datos en tránsito y en reposo utilizando estándares robustos como AES-256 para el cifrado en reposo y TLS para el cifrado en tránsito
Solo el personal autorizado puede acceder al motor de base de datos (SQL SERVER), el cual usa cuentas de acceso personales.

FaceID emplea mecanismos de respaldo para garantizar la continuidad del servicio. Al almacenar los registros de marcación tanto en el dispositivo como en la nube, se minimiza el riesgo de pérdida de datos en caso de fallas técnicas. Además, la compatibilidad con dispositivos Android amplía las opciones de hardware para los usuarios.

Núm. 38 exenta.- Santiago, 26 de abril de 2024.

Vistos:

1) El Código del Trabajo, en su nuevo artículo 33º inciso 2º, que empieza a regir el día 26 de abril de 2024.

2) Ley Nº21.561 que modifica el Código del Trabajo con el objeto de reducir la jornada laboral.

3) Las facultades conferidas en el DFL Nº2, de 1967, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, Ley Orgánica de la Dirección del Trabajo.

4) Reglamento Nº969, de 1933, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, artículo 20. 5) Decreto Nº38, de 2022, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, que nombra Director Nacional del Trabajo.

6) Resolución Nº7, de 26.03.2019, de la Contraloría General de la República, que fija normas sobre exención del trámite de Toma de Razón.

ESTABLECE REQUISITOS OBLIGATORIOS Y PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN PARA LOS SISTEMAS ELECTRÓNICOS DE REGISTRO Y CONTROL DE LA ASISTENCIA Y DETERMINACIÓN DE LAS HORAS DE TRABAJO

Establécense, según dispone el inciso 2º del artículo 33 del Código del Trabajo, las siguientes condiciones y requisitos que deberán cumplir los sistemas electrónicos de registro y control de asistencia y determinación de horas de trabajo:

Obligatoriedad: Para ser utilizados en el marco de la relación laboral, los sistemas electrónicos de registro y control de asistencia y determinación de las horas de trabajo deberán cumplir con todas las exigencias señaladas en la presente resolución exenta, a menos que se indique expresamente que alguna de ellas tiene carácter de opcional.

Ámbito de aplicación: La normativa contenida en la presente resolución exenta sólo resulta aplicable para las plataformas electrónicas de registro y control de asistencia no siendo vinculante, por ende, para los mecanismos de control basados en soporte de papel, tales como un libro o los dispositivos mecánicos.

Los empleadores que utilicen nuestro sistema ya autorizado y renovado anteriormente por la Dirección del Trabajo no requerirán de un pronunciamiento específico al respecto para su utilización. para ello solo deberán informar al momento de fiscalización que se utiliza el sistema denominado FaceId de ControlRoll Ltda, el cual cumple la normativa vigente 38 Exenta.

Conceptos:

Sistemas de registro y control de asistencia electrónicos: Toda plataforma, dispositivo o aplicación que, directa o indirectamente, se utilice o sirva para obtener información sobre la asistencia, horas trabajadas y/o descansos, aunque esa no sea su finalidad primaria.

Enrolamiento: Proceso mediante el cual se ingresan los datos de un nuevo trabajador al

sistema, y si fuera el caso, se capturan sus parámetros biométricos, El enrolamiento e identificación de los trabajadores podrá realizarse a través de cualquier hardware que permita obtener su reconocimiento, pudiendo considerar para ello lectores de parámetros biométricos, teclados, cámaras, tarjetas con banda magnética, cédulas nacionales de identidad, token, etc., en la medida que la alternativa seleccionada permite diferenciar a una persona de otra. Para el caso de nuestro sistema FaceID es mediante biometría facial.

Una vez creada la ficha del colaborador se procede a generar el enrolamiento facial.

Para el ejemplo se realiza con un dispositivo de Marca: Xiaomi Modelo: 11T Pro S.O Android

Como requisitos: se debe tener un Smartphone o Tablet, e instalar la aplicación ControlRoll App.
Una vez tenga la aplicación instalada:

- Ingresar a la aplicación y Seleccionar la opción FaceID.
- Seleccionar la opción Enrolar.
- Fijar Rostro dentro del recuadro azul hasta que cargue al 100% para el registro facial.
- Ingresar Rut para enrolar y presionar OK.

Identificación o autenticación: Proceso electrónico mediante el cual un trabajador, previamente enrolado, es reconocido por el sistema, habilitándolo para realizar una marcación. La identificación de los trabajadores por parte del sistema podrá realizarse de manera presencial o mediante login remoto, por ejemplo, utilizando computadoras, equipos portátiles tipo POS, teléfonos móviles u otros.

Los empleadores deberán definir, en el contrato de trabajo o en el reglamento interno de orden, higiene y seguridad, cuál será la forma primaria y la secundaria de identificación, es decir, cuál de ellas deberá ser la utilizada regularmente por los dependientes, y cuál será un respaldo en caso de no poder registrar acciones con la principal.

A lo menos una de las alternativas de reconocimiento no deberá utilizar parámetros biométricos ni datos personales de los trabajadores, por ejemplo; claves, patrones o tarjetas de aproximación.

Se agrega en versiones un formato de anexo personalizado el cual sirve de modelo para establecer la consideración establecida como obligatorias.

Opción Primaria: El sistema guarda un video de milisegundos del registro facial tomando cejas, ojos, nariz y boca. El trabajador se para frente al dispositivo al momento de la marca y la cámara frontal registra el rostro, luego valida, si estas coinciden se autoriza la marca. Primero elige el tipo de marca (entrada, salida, almuerzo), ingresa su PIN generado en la ficha de colaborador éste funciona como ID o Usuario, y luego viene la validación facial la cual debe coincidir.

Opción Secundaria: Proceso de identificación mediante login usuario y contraseña: Como identificación el sistema registra contraseña única creada por el trabajador en su portal del trabajador, el sistema identifica a la persona con su número de rut y contraseña al iniciar sesión, brindando la opción de realizar marcación en el reloj control digital.

Control de acceso e identificación:

Registrar una marca:

Confirmación de registro de marca

Hash: Algoritmos que consiguen crear, a partir de una entrada (ya sea un texto, una contraseña o un archivo, por ejemplo), una salida alfanumérica de longitud normalmente fija que representa un resumen de toda la información que se le ha proporcionado (es decir, a partir de los datos de la entrada crea una cadena que sólo puede volverse a crear con ellos) garantizando, de este modo, la integridad de los datos.

El sistema de base de datos utiliza la función de tipo SHA-256 para la encriptación del registro de marcas realizadas por el trabajador.

Imagen de la función hash SHA-256:

Marcación o registro: Acto voluntario y consciente de un trabajador a través del cual deja una constancia en el sistema.

La marcación de un trabajador debe realizarse de forma presencial y se requiere de un dispositivo móvil fijo o con un tótem que cuente con cámara y con la aplicación instalada en el lugar de trabajo, específicamente en la zona de acceso definida por el empleador.

En este caso, la aplicación permanecerá abierta, el trabajador debe acercarse y elegir el tipo de marcación ya sea entrada laboral, salida laboral, etc… y en seguida el sistema tomará registro facial mediante la cámara del dispositivo, posteriormente enviando a su correo electrónico el comprobante de la marca realizada.

Componentes: Los sistemas deberán contemplar, como mínimo, los siguientes componentes:

a) Hardware destinado al enrolamiento y/o captura de las marcaciones de los trabajadores, por ejemplo; un lector de tarjetas o de huellas digitales, cámara, teclado, teléfonos móviles, etc.

b) Medio destinado a la identificación, reconocimiento y/o enrolamiento de los trabajadores; por ejemplo, tarjetas de aproximación, biometría, teclados, etc. Si el sistema empleare tarjetas de aproximación u otro dispositivo físico para el enrolamiento y/o identificación,

c) Portal de fiscalización: Plataforma web accesible desde la red Internet en cualquier lugar del país de manera permanente y que debe contar con la posibilidad de que los funcionarios de la Dirección del Trabajo, empleadores y dependientes consuman, entre otros, los módulos o subsistemas de reportería, auditoría, etc.

d) Base de datos: Plataforma de hardware (física o virtual) y software que permite el almacenamiento, organización, procesamiento, disposición y respaldo de la información que se obtenga de la utilización del sistema.

e) Geolocalización: Herramienta opcional destinada a determinar la ubicación física del trabajador al momento de registrar una actividad.

Seguridad de las marcaciones: Luego de cada marcación el sistema deberá generar, automáticamente, un Checksum o Hash de los datos de cada operación.

No se aceptará ningún otro método de cálculo diferente a un Hash o Checksum para validar la información de las marcaciones frente a la base de datos del sistema.

Transmisión automática a la base de datos: Todas las marcaciones realizadas en el sistema -obligatorias u opcionales-, deberán ser transferidas en línea a una base de datos central, sin importar si se trata de equipos fijos o móviles

Excepción: Considerando que en ciertas actividades productivas o áreas geográficas podría no haber conexión permanente de datos para su transmisión, se considerará ajustado a la norma que el sistema permite capturar y almacenar la correspondiente marca, sin perjuicio de que su envío posterior a la plataforma Web se realice automáticamente cuando recupere la señal.

Con todo, lo señalado en este número se refiere únicamente a situaciones excepcionales, por lo que sólo se podrá invocar en casos particulares debidamente justificados.

La marcación realizada de manera offline queda en cola almacenada de manera local en el dispositivo, hasta que se realice una segunda marcación para sincronizarla y derivarla a la base de datos enviando con los mismos datos originales del registro.

Nuestro sistema cumple estrictamente con el requisito de transmisión automática de todas las marcaciones a la base de datos central. Cada vez que un usuario realiza una marcación, esta información se transfiere instantáneamente a nuestra base de datos central alojada en la nube de Google Cloud Platform (GCP). Esta integración garantiza una alta disponibilidad y escalabilidad, asegurando que todas las marcaciones queden registradas de forma segura y en tiempo real, independientemente del dispositivo utilizado. La infraestructura de GCP, reconocida mundialmente por su calidad y rendimiento, nos permite manejar volúmenes de datos variables sin comprometer la velocidad ni la integridad de la información. Además, nuestro sistema cuenta con mecanismos de redundancia y respaldo para asegurar la continuidad del servicio y proteger los datos ante posibles fallos. De esta manera, podemos ofrecer una solución confiable y robusta para el registro y gestión de marcaciones. Fecha y Hora registrada automáticamente al realizar la marca

Sello de tiempo: Para cumplir el fin señalado en el párrafo anterior, el sistema deberá contar con una marca de tiempo, vale decir, asignación por medios electrónicos de la fecha y hora en que se efectúa una marcación.

Los registros de fecha y hora de marcaje no son manipulables por el trabajador, ya que el software no lo permite.

Envío de los comprobantes de marcación:

a) Los sistemas deberán entregar automáticamente al trabajador un comprobante de cada operación realizada.

b) Los comprobantes de marcación deben ser enviados a los trabajadores al correo electrónico personal que el sistema registre de acuerdo a lo señalado en el artículo 34º de la normativa. Lo anterior no obsta a que opcionalmente, además, las plataformas envíen la misma información mediante aplicaciones de mensajería instantánea u otras formas de comunicación electrónica.

c) Los comprobantes de marcación enviados por correo electrónico deben tener un formato imprimible.

d) Los correos electrónicos deberán ser remitidos a los trabajadores de forma automática, utilizando para ello cuentas de correo de “sistema”, vale decir, no nominativas.

e) El sistema deberá velar por que no existan dos trabajadores con correos electrónicos idénticos para los efectos de remitir los comprobantes de marcación. Dicha situación debe ser controlada al realizar el proceso de carga de los datos del trabajador en la plataforma.

f) Cuando la marcación la realiza un trabajador puesto a disposición por una empresa de servicios transitorios el sistema, además del comprobante automático del dependiente, generará un segundo correo electrónico, con la misma información, el cual será enviado a la EST.

De este modo, las empresas de servicios transitorios siempre tendrán en su poder la información de la asistencia y jornada de sus trabajadores, aunque ellos utilicen los sistemas electrónicos de registro control de asistencia de las compañías usuarias.

Confidencialidad: La plataforma deberá considerar componentes y desarrollos tecnológicos que aseguren la visualización de información de acuerdo con los perfiles de seguridad pertinentes y apropiados para cada función (empleador, trabajador, funcionario de la Dirección del Trabajo, etc.).

La definición de cada perfil, así como la respectiva asignación de personas a los mismos, deberá quedar registrada en un sistema de auditoría de la plataforma. Este registro deberá ser automático y sólo será accesible mediante perfiles de administración.

Portal de fiscalización: Para la correcta ejecución de los procesos inspectivos de la DT, las empresas prestadoras mantendrán actualizado permanentemente un sitio Web de acceso directo a toda la información que exista en el sistema. El portal de fiscalización debe permitir la obtención de todos los informes y datos señalados en la resolución vigente.

Control de acceso: Se podrá integrar un sistema de registro de asistencia con uno destinado al control de acceso a un recinto incorporando, por ejemplo, torniquetes, siempre que dicho proceso se ajuste a las siguientes reglas copulativas:

a) Que el sistema de control de asistencia haya sido previamente autorizado por la Dirección del Trabajo, es decir, que se haya verificado el cumplimiento de todas las condiciones exigidas en la respectiva normativa..

b) Que la integración de los torniquetes, o cualquier otro hardware a la plataforma, no afecte o altere las condiciones técnicas bajo las cuales el sistema de control de asistencia fue certificado y, posteriormente, autorizado por esta Dirección del Trabajo.

Acceso de los trabajadores: Los sistemas mantendrán un perfil de usuario para que Los trabajadores tengan acceso permanente e irrestricto a todos los antecedentes que respecto de ellos tenga la plataforma, pudiendo consultar sus registros desde cualquier lugar, a cualquier hora y por un periodo histórico mínimo de 5 años, en caso de que su antigüedad iguale o exceda dicho término. Para ello se dispone del Portal del colaborador vía web, app instalable o llamado telefónico al ivr

Acceso de los empleadores: Los empleadores tendrán acceso a toda la información en ControlRoll con un perfil de administrador que les permita revisar los datos del sistema y si corresponde, utilizar las herramientas tales como las de ingreso o modificaciones de marcaciones.

Acceso de terceros: Los sistemas podrán permitir el acceso de terceros a la información contenida en la base de datos del registro de asistencia en los siguientes casos:

a) Subcontratación. Los sistemas deberán contemplar la posibilidad de que las empresas principales o mandantes puedan acceder a la información de los registros de asistencia de los trabajadores de sus contratistas o subcontratistas. El acceso señalado deberá ser otorgado voluntariamente por los respectivos empleadores.

b) Empresas de servicios transitorios. Sin perjuicio de la recepción del correo electrónico señalado en el artículo 12º, de la resolución exenta las empresas de servicios transitorios podrán acceder a la información de los sistemas de registro de asistencia de sus trabajadores que hayan puesto a disposición de compañías usuarias. El acceso señalado sólo podrá referirse a información de trabajadores de la empresa de servicios transitorios y considerará un perfil de usuario, vale decir, sin posibilidad de realizar modificaciones o correcciones a la información contenida en el sistema.

Acceso al portal de fiscalización: Los funcionarios de la Dirección del Trabajo tendrán acceso permanente e irrestricto a la información de los sistemas electrónicos de registro de asistencia.

De este modo, cualquier situación que entorpezca, dilate o impida el proceso de ingreso, revisión o descarga de datos se considerará una infracción de acuerdo con lo prescrito en el artículo 25º del D.F.L. Nº2 de 29.09.1967, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social que establece la Ley Orgánica de este Servicio.

El acceso de los funcionarios de la Dirección del Trabajo se podrá realizar de dos maneras:

a) Acceso presencial: Los funcionarios de esta Dirección podrán acceder a la información desde las mismas dependencias del empleador fiscalizado. En este caso, el empleador o quien lo represente para estos efectos, deberá poner a disposición del inspector los equipos y espacios que sean necesarios para desarrollar su labor.

b) Acceso remoto: Los funcionarios de la Dirección del Trabajo también podrán acceder a la información de manera remota o no presencial.

Auditoría de acceso: La Dirección del Trabajo podrá solicitar al proveedor del sistema el envío de un listado que contenga las conexiones realizadas por funcionarios/as de la Institución. Dicho informe deberá, al menos, contener la fecha y hora de la conexión, correo electrónico del funcionario/a, RUT de la empresa consultada y la IP de origen de la conexión.

Proceso de ingreso al portal de fiscalización: Las plataformas deberán ajustarse a las siguientes reglas:

a) Una vez situado en la pantalla de inicio, la plataforma requerirá del funcionario solamente el ingreso de su correo electrónico institucional, el cual siempre corresponderá al dominio @dt.gob.cl.

b) Una vez ingresado el correo electrónico institucional, el funcionario presionará un botón denominado “solicitar clave”.

c) Los sistemas reconocerán el dominio @dt.gob.cl y enviarán automáticamente una clave de acceso a dicha cuenta.

Por razones de seguridad, la contraseña tendrá una duración de 5 días corridos, transcurridos los cuales caducará.

Los funcionarios de la Dirección del Trabajo podrán solicitar claves de acceso a un sistema todas las veces que sea necesario.

d) Con la clave referida el funcionario podrá dar inicio al proceso de revisión de los antecedentes.

Identificación del empleador fiscalizado:

a) Una vez que el funcionario se haya identificado, el portal de fiscalización desplegará en pantalla únicamente dos ventanas;

a.1) Una ventana destinada a la búsqueda del nombre o Rut de un empleador y;

a.2) Una ventana que desplegará una lista con los nombres o razones sociales de todos los empleadores usuarios del sistema, ordenados alfabéticamente.

e) Seleccionado el empleador cuya información se revisará, el sistema redirigirá al funcionario a la siguiente pantalla.

Al mismo tiempo, el sistema enviará automáticamente un correo electrónico no nominativo al empleador seleccionado (Interlocutor Válido y Keyuser de RRHH), informando del inicio de un proceso de revisión de información por parte de un funcionario de la Dirección del Trabajo. también podrá agregar adicionalmente correos de otras personas que desee poner en conocimiento para ello deberán configurar el parámetro CORREOS_AVISO_FISCALIZACION

La comunicación electrónica indicará en su texto lo siguiente:

“Se informa a usted que, de acuerdo con las facultades y obligaciones legales contenidas en el Código del Trabajo y sus leyes complementarias; en el D.F.L. Nº2 de 1967, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, y en otras disposiciones reglamentarias, se está iniciando un procedimiento de fiscalización laboral.”

a) La siguiente pantalla sólo ofrecerá un menú con todos los reportes exigidos en la presente resolución exenta.

b) Cuando el reporte seleccionado corresponda los señalados en las letras a), b), c) o d) del artículo 27º, se desplegará una nueva pantalla en la que se exhibirán todos los filtros u opciones de búsqueda señalados en el artículo siguiente.

c) El acceso para los funcionarios de la Dirección del Trabajo considerará un perfil de usuario que permita consultar información y descargar reportes, pero sin atribuciones de modificación, complemento o eliminación de datos contenidos en la plataforma.

Reportes: A fin de permitir el adecuado desarrollo de los procesos de fiscalización, las plataformas, luego de la individualización del respectivo empleador, desplegarán en pantalla un menú que únicamente mostrará, en el mismo orden y bajo la misma nomenclatura, los siguientes reportes exhibiendo, en cada caso, sólo las columnas con la información que se indica a continuación:

a) Reporte de asistencia: El sistema contempla la generación de un informe relativo a la asistencia diaria de uno o más trabajadores.

b) Reporte de jornada diaria: El sistema contempla la generación de un informe relativo a la cantidad de horas diarias y semanales laboradas respecto de uno o más trabajadores.

c) Reporte de días domingo y/o días festivos: Debe ser posible consultar la información relativa a todos los domingos y/o festivos laborados, por uno o más trabajadores, durante un periodo de hasta 24 meses anteriores a la fecha de emisión del informe.

d) Reporte de modificaciones y/o alteraciones de turnos: El sistema permitirá acceder a un informe de modificaciones y/o alteraciones de los turnos de uno o más trabajadores. En el caso de aquellos dependientes que no presten servicios por turnos, sino que mantengan una jornada fija permanente, el informe señalará tal circunstancia en su cuerpo para justificar la falta de información.

e) Reporte diario: Con el objeto de prever cualquier situación que al momento de fiscalizar pudiere entorpecer o impedir el ejercicio de las facultades inspectivas de la Dirección el sistema enviará a cada cliente (empleador), automáticamente, un reporte con las marcaciones del día de cada trabajador. para ello debe configurar el parametro MAIL_RECIP_CBTE_MARCA_FACEID_CC

f) Reporte de incidentes técnicos: Las plataformas deberán contar dentro de sus funcionalidades, en el mismo menú principal de fiscalización, con un registro electrónico de incidentes que provoquen su cese operacional total o parcial, lo que permitirá lograr una trazabilidad entre el uso del mecanismo de contingencia y los incidentes registrados.

El mencionado registro deberá permitir la exportación de reportes que contendrán, al menos, los siguientes datos: Fecha/hora Inicio; Fecha/hora término y descripción del incidente.

Reportes semanales firmados: Los empleadores que opten por una plataforma digital no se encontrarán obligados a generar y mantener firmados los reportes señalados en el artículo 20 del Reglamento Nº 969 de 1933, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social.

Obligaciones del empleador:

Se deberá informar a los trabajadores en las capacitaciones de uso del sistema, así como en el reglamento interno de la empresa, que se trata de un elemento de uso personal y, por ende, intransferible.

Enrolamiento e identificación o autentificación:

Publicidad de las normas de uso de los sistemas: Todas las reglas, procedimientos, y normas relativas a la utilización y cuidado de los sistemas y sus componentes a que se encuentren afectos los trabajadores, deberán ser incorporadas en los respectivos reglamentos internos de orden, higiene y seguridad de las empresas. En el caso de aquellas empleadoras que no están afectas a dicha obligación, las normas señaladas deberán constar en los contratos individuales de trabajo o sus anexos.

Esta obligación rige, en iguales términos, para los procedimientos, protocolos, flujos o plazos asociados a cambios de clave, modificaciones de correos electrónicos, etc.

Ningún trabajador podrá ser sancionado por el uso incorrecto del sistema o sus componentes si tal conducta no ha sido recogida previamente en la normativa interna de la empresa y debidamente comunicada a los dependientes.

Inclusión: La utilización de los sistemas y sus componentes no deberán significar actos de discriminación respecto de aquellos trabajadores adscritos a normas sobre inclusión laboral. Así, se deberá tener especial consideración, por ejemplo, con la ubicación física del hardware de enrolamiento y/o identificación de las plataformas y los medios de enrolamiento e identificación.

Correos electrónicos: Para garantizar todos los derechos asociados a la publicidad de la información, acceder a los comprobantes de marcación y, en general, recibir todas las notificaciones del sistema, resultará esencial que cada trabajador mantenga registrado en la plataforma un correo electrónico.

La obligación señalada en el inciso anterior no se dará por cumplida con el uso de mensajes de texto (SMS) u otras formas similares de comunicación.

El correo electrónico que usará el sistema para comunicarse con el trabajador, podrá ser:

a) Provisto voluntariamente por el trabajador en su contrato individual, o anexo de éste. Esta siempre será la primera opción.

b) Si un trabajador no quisiera entregar una cuenta de correo electrónico privado, el sistema podrá crearle una para estos efectos, pero siempre deberá corresponder a plataformas gratuitas y abiertas, tales como; Gmail, Yahoo!, etc.

En este caso, el trabajador siempre podrá requerir posteriormente que se reemplace esta cuenta por una entregada por él.

La entrega de esta cuenta de correo, así como la recepción de las credenciales de acceso por parte del trabajador deben constar por escrito en el contrato de trabajo o un anexo de este.

Será obligación del empleador instruir claramente al trabajador para que modifique la clave de acceso al PDC una vez que haya ingresado a la cuenta con el objeto de que asuma su control.

Reglas de uso de los correos electrónicos de los trabajadores:

a) Los correos electrónicos asociados a los sistemas siempre deberán encontrarse bajo el control de los trabajadores lo cual no obsta a que, además, las mismas notificaciones o informaciones puedan ser remitidas por el empleador a cuentas corporativas, respecto de las cuales este último posee las facultades de eliminación o suspensión.

b) Los trabajadores deberán tener siempre la posibilidad de modificar las cuentas de correo electrónico asociadas al sistema. El procedimiento que describa los pasos necesarios para realizar el cambio de una cuenta deberá constar en el reglamento interno de la empresa o, en los contratos individuales de trabajo, o en un anexo de ellos.

c) Los trabajadores podrán entregar para los efectos señalados en el presente artículo cuentas de correos electrónicos de terceros -familiares, por ejemplo-.

El empleador dará por cumplida su obligación con la incorporación de dichas cuentas al

sistema, no siendo responsable por los inconvenientes que los trabajadores pudieran tener

posteriormente para acceder a la información.

d) Los trabajadores tendrán el derecho de modificar su cuenta de correo electrónico privado en el sistema todas las veces que lo estimen pertinente, no ajustándose a la presente resolución exenta la imposición de trabas o procedimientos que inhiban tal facultad.

e) Será responsabilidad del trabajador informar a su empleador de cualquier situación que le impida recibir los correos electrónicos del sistema, debiendo, si fuera necesario, modificar su cuenta. Lo anterior, dice relación, por ejemplo, con la no recepción de correspondencia electrónica por haber superado la capacidad de almacenaje de la cuenta o haber olvidado la clave de acceso.

f) Será responsabilidad de los empleadores y prestadores tomar todas las medidas necesarias para que las comunicaciones electrónicas no sean bloqueadas o calificadas como correos basura.

g) Por tratarse de datos personales, los correos electrónicos privados de los trabajadores deberán ser eliminados del sistema de acuerdo a lo señalado en el artículo 57º. La misma medida deberá adoptarse con los correos corporativos cuando el dependiente deje de prestar servicios en la empresa y la cuenta fuere nominativa.

Reglas generales respecto de las Marcaciones:

a) La obligación de registrar asistencia siempre debe ser cumplida a través de un acto voluntario y consciente del trabajador sin importar el mecanismo de control que utilice el empleador. De este modo, el dependiente deberá saber con antelación cuándo una acción suya genere una marcación en el sistema.

b) Cuando los sistemas de registro de asistencia contemplen el uso de dispositivos móviles, como podría ser el caso de los smartphones, por ejemplo, siempre deberán ser portados por el trabajador o, si ello no es posible por el tipo de mecanismo, el equipo siempre deberá encontrarse disponible para realizar marcaciones, no pudiendo quedar nunca la determinación de la hora del registro al mero arbitrio del empleador.

c) Cuando un trabajador marque en reiteradas oportunidades seguidas un inicio o término de actividad el sistema, automáticamente, mantendrá la primera de ellas y eliminará las siguientes.

No se ajusta a la normativa contemplada en la presente resolución exenta:

a) El bloqueo o cierre de los equipos en los cuales se realicen las marcas, dado que ello impide que los registros reflejen la realidad de la acción.

b) El bloqueo de las aplicaciones para PC o smartphones utilizadas para realizar marcaciones remotas como ocurre, por ejemplo, en el caso del teletrabajo.

c) El bloqueo temporal para realizar marcaciones de los trabajadores que se encuentren haciendo uso de su feriado; en reposo por licencia médica; con permisos, etc.

Modificar, reemplazar, corregir o agregar marcaciones: Con el objeto de asegurar que la información contenida en los sistemas sea fidedigna, los empleadores sólo podrán modificar, reemplazar, corregir o agregar marcaciones en los siguientes casos:

a) Modificación o reemplazo: El empleador podrá modificar o reemplazar una marcación existente en la plataforma, por ejemplo, para eliminar un atraso o reemplazar una inasistencia por una licencia médica o un permiso otorgado con posterioridad a la ausencia.

Podrá automatizarse la eliminación de atrasos o salidas anticipadas de acuerdo a rangos de tolerancia fijados voluntariamente por los empleadores, por ejemplo, con una hora de margen semanal. Debe ingresar los valores a definir como tolerancias en la configuración de marcaciones y activar el parámetro “AUTOMATIZACION_CAMBIO_DE_MARCAS_EN_TOLERANCIA”.

b) Agregar marcaciones: El empleador podrá también agregar marcaciones faltantes de entrada, salida,inicio o término de colación tanto individuales como colectivas derivadas, por ejemplo, de olvido de marcar por parte de los trabajadores, cortes de energía eléctrica, fallas del sistema, salidas anticipadas autorizadas, etc. De este modo, la empresa podrá convalidar la omisión de uno o más marcajes incorporando una nueva marcación manual lo cual evitará, por ejemplo, eventuales descuentos en las remuneraciones o la imposición de amonestaciones.

Asimismo, se podrán completar las marcaciones de entrada o salida de todos los trabajadores de la empresa o grupos de ellos, cuando el empleador haya convenido otorgar la mañana o la tarde libre.

c) Corrección de errores: Los sistemas deberán permitir la corrección de errores derivados de problemas técnicos o equivocaciones de los trabajadores. Así, por ejemplo, el sistema permitirá subsanar problemas masivos derivados de cambios de hora local u otras fallas generales que afecten la hora real de las marcaciones.

Procedimiento de modificación, reemplazo o agregado de marcaciones. La ejecución de las acciones señaladas en el artículo anterior se ajustará al siguiente procedimiento:

a) El empleador modifica, reemplaza, agrega o corrige la marca original.

b) Luego el sistema automáticamente envía un correo electrónico a la cuenta personal del trabajador o trabajadores, el cual contemplará, como mínimo, el detalle de la operación, incluyendo la fecha y hora exactas de la marcación original y del nuevo registro, además de una breve explicación del cambio, por ejemplo, “elimina atraso”.

c) El trabajador tendrá 48 horas contadas desde el envío del correo para oponerse a la medida, respondiendo también por correo electrónico a la cuenta que a tal efecto se le haya informado, desde PDC firma electrónica.

d) Si transcurridas las 48 horas señaladas el trabajador no se hubiera opuesto a la modificación, corrección, reemplazo o nueva marcación agregada, ésta se consolidará para los efectos del cálculo de su jornada, para ello debe estar configurado el parámetro UTILIZA_MARCA_MANUAL_POSTERIOR_X_MIN.

e) Si dentro del lapso de 48 horas siguientes al envío del correo electrónico el dependiente se opusiera a la acción, se entenderá que rechaza la fórmula propuesta y la marca permanecerá en su estado original.

f) El mismo procedimiento se utilizará cuando no haya marcación de inicio o término de jornada. En tal caso el sistema podrá, al día siguiente, rellenar automáticamente la o las marcaciones faltantes con la hora de entrada o salida pactada.

g) El mismo procedimiento bilateral y escrito se utilizará para subsanar cualquier otra situación anómala asociada a las marcaciones o su ausencia.

Alertas. Los sistemas contemplarán obligatoriamente los siguientes avisos:

Alertas por falta de marcación: Sin perjuicio de lo señalado respecto del llenado de marcaciones faltantes, los sistemas deberán contemplar dos alertas automáticas relativas a la omisión de un registro de inicio o término de actividad:

a) Los sistemas deberán emitir automáticamente un correo electrónico de alerta al trabajador, con copia al empleador, luego de transcurrido un lapso de 30 minutos desde que debió realizarse la marcación de inicio de una actividad -jornada, colación, etc.-, contados desde la hora de registro pactada, lo que permitirá que ambas partes tomen conocimiento de la situación a fin de ser regularizada en la plataforma.

b) Los sistemas deberán emitir automáticamente un correo electrónico de alerta al trabajador, con copia al empleador, luego de transcurrido un lapso de 30 minutos desde que debió realizarse la marcación de término de una actividad, por ejemplo, jornada, colación, etc., contados desde la hora de registro pactada, lo que permitirá que ambas partes tomen conocimiento de la situación a fin de ser regularizada en la plataforma.

Si bien los sistemas deberán contemplar obligatoriamente las alertas señaladas en este

número, y su configuración de fábrica las traerá habilitadas por defecto, su utilización por parte de los empleadores será opcional, debiendo configurar la opción de deshabilitarlas en parámetro ALERTA_NO_MARCA_FACEID . // ALERTA_NO_MARCA_FACEID_MIN

2) Alerta por jornada excesiva. El sistema presentará una alerta en pantalla cuando un empleador registre o cargue una jornada ordinaria que exceda los límites diarios o semanales establecidos en la ley.

La alerta señalada no impedirá la carga de la jornada, sino que sólo constituirá un aviso para el empleador.

3) Alerta por compensación de días de descanso. Si las partes hubieren acordado que las horas extraordinarias se compensarían con días de descanso adicionales, de acuerdo con lo prescrito en el artículo 32 inciso 4º del Código del Trabajo, el sistema enviará automáticamente cada 30 días un correo electrónico a las partes señalando al empleador la cantidad de horas compensables de cada dependiente y, a este último, el número de días de descanso adicional que ha acumulado y su fecha de prescripción.

4) Alerta de desconexión. En el caso de los teletrabajadores sujetos a la obligación de uso de un sistema electrónico de registro y control de asistencia, las plataformas deberán emitir automáticamente un correo electrónico de aviso al dependiente cuando falten 30 minutos para el inicio de su periodo de desconexión, para ello debe haber registrado a la persona su tipo de jornada “Teletrabajo” desde la ficha de empleados.

Teléfonos móviles. La utilización de equipos de telefonía celular como parte de un sistema de registro y control de asistencia se regirá por las siguientes reglas:

1) Teléfonos móviles entregados por el empleador. Las empresas podrán entregar equipos telefónicos como medios de identificación para realizar las marcaciones pertinentes. En tal caso, cabe tener presente las siguientes consideraciones:

a) La empleadora deberá asumir todos los costos derivados de la utilización de los equipos, incluyendo, por ejemplo, el plan de datos, recambio de accesorios, servicio técnico, reposición del teléfono, etc.

En consecuencia, si el plan de datos provisto por la empleadora no alcanzare a cubrir el periodo semanal, quincenal o mensual acordado, el trabajador no se encontrará obligado a realizar marcaciones hasta que el señalado plan sea recargado.

b) Los trabajadores deberán utilizar los equipos de acuerdo con las reglas técnicas informadas en las capacitaciones recibidas y, asimismo, cuidar los teléfonos según las indicaciones contempladas en el reglamento interno de la empresa.

c) Los trabajadores deberán devolver los equipos al empleador cuando así se les solicite.

2) Teléfonos móviles personales de los trabajadores. La utilización de equipos personales

de los dependientes se ajustará a lo siguiente:

a) Los trabajadores deben consentir por escrito en utilizar equipos propios para el desarrollo de sus funciones. El acuerdo deberá ser incorporado al contrato individual o un anexo de éste.

b) Las partes de la relación laboral son libres de concordar las condiciones que estimen

pertinentes para el uso de equipos personales.

c) Sin perjuicio de lo señalado, la empleadora siempre deberá asumir todos los costos

derivados de la utilización de los equipos incluyendo, por ejemplo, el plan de datos, servicio

técnico, seguros, accesorios y los demás que las partes pudieran acordar.

El pago de las sumas acordadas por las partes para la utilización del sistema de registro y control de asistencia podrá realizarse de dos formas:

i) Pagando el empleador directamente los servicios a cada proveedor.

ii) Pagando el empleador directamente a los trabajadores la suma total convenida, junto a su remuneración mensual. En este caso, los dependientes se encontrarán obligados a destinar las

sumas recibidas exclusivamente para los fines acordados.

Ahora bien, si la suma pagada por la empleadora para cubrir el plan de datos requerido no alcanzare a cubrir el periodo semanal, quincenal o mensual acordado, el trabajador no se encontrará obligado a realizar marcaciones hasta que el señalado plan sea nuevamente pagado.

Los trabajadores tampoco serán responsables de los inconvenientes que se produzcan por la falta de pago o pagos insuficientes del empleador respecto de las sumas asociadas, por ejemplo, a seguros, compra o reposición de accesorios, servicios técnicos o pago de licencias de software.

d) Las aplicaciones que se deban instalar en los teléfonos no deberán requerir más permisos que los estrictamente necesarios para la utilización del sistema de control de asistencia y horas de trabajo. De este modo, no se considerará ajustado a Derecho, por ejemplo, requerir acceso al material fotográfico, correo electrónico o redes sociales del dependiente, encontrándose, en general, vedado al empleador el acceso a toda la información privada de aquél.

e) Las partes podrán pactar la forma en que el trabajador registrará inicio o término de una

actividad, por ejemplo, mediante una clave, uso de huella digital, el envío de una fotografía del lugar de prestación de servicios, escaneo de un código bidimensional (QR), etc.

f) Si los trabajadores así lo acordaren expresamente, podrán obligarse a mantener sus teléfonos celulares con batería suficiente para realizar las marcaciones exigidas.

g) Si las exigencias técnicas del sistema requirieran de un equipo de características diferentes al del trabajador, el empleador deberá asumir los gastos que pudiera generar un cambio del teléfono.

Geolocalización: La utilización de herramientas destinadas a determinar la ubicación geográfica del lugar en que se realiza cada marcación, por ejemplo, GPS o GMS, deberá ajustarse a las siguientes reglas:

a) La herramienta podrá ser utilizada por el empleador para otros fines operativos o productivos, siempre que no afecte la normal operación del sistema, y que se asegure que el software o componentes adicionales no generarán vulnerabilidades a su funcionalidad, tiempos de respuesta o seguridad.

b) Si se utilizaren aplicaciones especiales, ellas podrán solicitar dentro de sus permisos el

acceso a la ubicación geográfica del trabajador.

c) Los sistemas no podrán bloquear la realización de las marcaciones cuando la plataforma

detecte, por el uso de geolocalización, que el trabajador se encuentra apartado del lugar convenido para efectuar el registro.

d) Las aplicaciones instaladas en equipos móviles podrán, sólo mientras se realiza la marcación, bloquear otras aplicaciones telefónicas que interfieran o afecten la fidelidad de la geolocalización.

e) Dada la finalidad de los sistemas, es decir, controlar asistencia y horas de trabajo, no se

ajusta a Derecho exigir que se encuentre encendida durante toda la jornada.

No obstante, excepcionalmente, se podrá mantener una geolocalización permanente en los casos siguientes:

i) Cuando la geolocalización forme parte de una maquinaria o medio de transporte y se

justifique por la seguridad de las personas, por ejemplo, en las naves o aeronaves, o por razones

de seguridad de los trabajadores, como ocurriría con los vehículos de transporte de valores.

ii) Cuando una norma legal así lo establezca.

f) Los registros de posicionamiento deberán ser almacenados por 5 años, al igual que las

marcaciones.

Derechos fundamentales: Los mecanismos de enrolamiento y/o identificación que utilicen los sistemas no deberán vulnerar los derechos fundamentales de los trabajadores.

Asimismo, la intensidad del control debe guardar relación con la naturaleza y finalidad de los sistemas descartándose, por lo tanto, cualquier fórmula de vigilancia que exceda el registro de la jornada, horas de trabajo, descansos u otras actividades similares.

Datos personales. Sin perjuicio de lo señalado por las normas de la Ley Nº19.628 sobre protección de la vida privada, cuando los sistemas requirieran contar con datos personales o sensibles de los trabajadores para su enrolamiento o realizar marcaciones, se seguirán las siguientes reglas:

1) Consentimiento: Cuando las plataformas requirieran para el enrolamiento o realización de las marcaciones de un dato personal no contemplado en el artículo 10 del Código del Trabajo u otra norma legal o reglamentaria, como la huella digital o número de teléfono personal, el dependiente deberá previamente manifestar su conformidad por escrito en el contrato individual o anexo de este.

2) Tratamiento: A fin de dar cumplimiento al principio de finalidad en el tratamiento de los datos personales, el documento en que se plasme el consentimiento del trabajador deberá dejar expresa constancia del objetivo de la solicitud, así como la modalidad de uso de aquellos.

El documento que recoja la autorización del trabajador deberá señalar expresamente la prohibición para el empleador de transferir la información a terceros ajenos a la relación laboral, con la excepción del prestador del servicio.

El prestador del servicio tendrá vedado transferir a terceros los datos de los usuarios o utilizarlos para cualquier finalidad ajena al contexto del control de la asistencia y horas de trabajo.

3) Derecho de eliminación de los datos personales: Durante la vigencia de la relación laboral los trabajadores podrán, en cualquier momento, requerir la eliminación de su información de la base de datos del sistema, siempre que no se trate de antecedentes requeridos por normas legales o reglamentarias.

4) Destrucción de los datos personales: Una vez finalizada la relación laboral por cualquier causa, tanto el empleador como el prestador tendrán la obligación de destruir los datos personales de los trabajadores recolectados por el sistema, tales como; huellas digitales, números telefónicos, correos electrónicos personales, etc.

La destrucción de los datos personales deberá ajustarse a las siguientes reglas:

a) La destrucción se deberá materializar en un plazo no inferior a 90 días ni posterior a 120, contados desde la renuncia o despido del trabajador.

b) La misma obligación pesará sobre el prestador cada vez que se desvincule de un cliente.

c) Los plazos señalados permitirán la mantención temporal de los datos que pudieren ser requeridos judicialmente si el trabajador ejerciere acciones legales contra su empleador.

d) En el caso del empleador, la obligación de destrucción de los datos personales sólo se refiere a aquellos antecedentes no contemplados en el artículo 10 del Código del Trabajo u otras normas legales o reglamentarias.

Los empleadores serán responsables del cumplimiento de las reglas señaladas en el presente artículo, y, en especial, respecto del tratamiento de los datos personales de los trabajadores.

Lo señalado en la presente resolución exenta debe entenderse sin perjuicio de los demás derechos que reconozca a los trabajadores la Ley Nº19.628 sobre protección de la vida privada, en su calidad de titulares de datos personales.

Responsabilidad de los empleadores. Se considerará que, entre otras, las siguientes acciones u omisiones constituyen infracciones a lo dispuesto en el artículo 33 del Código del Trabajo, las cuales se sancionarán de acuerdo con lo señalado en el artículo 508:

a) No usar un sistema de registro y control de asistencia;

b) Utilizar un sistema electrónico no autorizado por la Dirección del Trabajo;

c) Las fallas o desperfectos que entorpezcan o impidan la realización de los procesos inspectivos, por ejemplo, presentar problemas en el acceso al portal de fiscalización o en la obtención de los reportes del sistema;

d) No otorgar a los funcionarios de la Dirección del Trabajo todas las facilidades necesarias para la revisión de la información cuando el proceso de fiscalización se desarrolle físicamente;

e) Alterar la información del sistema electrónico de registro de asistencia;

f) No contar con los reportes diarios de marcaciones señalados en el artículo 27º letra e);

g) No actualizar la información de sus trabajadores en los sistemas de manera periódica;

h) Restringir o entorpecer el cambio de claves o correos electrónicos de los trabajadores;

i) No respetar las normas sobre recolección, tratamiento y/o destrucción de los datos personales de los trabajadores.

j) No capacitar a los trabajadores en el correcto uso de la plataforma.

k) Bloquear la posibilidad de realizar marcaciones.

l) No mantener disponible para su revisión la información que entreguen los sistemas, en

formato electrónico, de hasta 5 años contados hacia atrás desde la generación del dato. En caso de cambio de proveedor del servicio, será responsabilidad del empleador mantener la información histórica que no haya podido ser migrada al nuevo sistema, por ejemplo, mediante la custodia de los reportes diarios señalados en el artículo 27º letra e).

Responsabilidades de los prestadores. Los prestadores serán responsables por los incumplimientos asociados a su calidad de proveedores del servicio, por ejemplo, por:

a) Las fallas o desperfectos que incidan negativamente en la operación y mantención de los componentes que constituyen la plataforma de control de asistencia.

b) Las fallas o desperfectos que entorpezcan o impidan la realización de los procesos inspectivos, por ejemplo, presentar problemas en el acceso al portal de fiscalización o en la obtención de los reportes del sistema y que no sean imputables a terceros.

c) Realizar modificaciones a las plataformas una vez que han sido autorizadas.

d) Permitir la realización de acciones prohibidas respecto de la información del sistema.

e) No respetar las normas sobre recolección, tratamiento y/o destrucción de los datos personales de los trabajadores.

ControlRoll no será responsable por los incumplimientos normativos que deriven de conductas de los empleadores o trabajadores.

Documentos y firmas: Para la correcta operación del sistema, éste deberá permitir crear y, si corresponde, firmar, documentos electrónicos, a través del PDC permitirán crear los siguientes tipos de documentos:

a) Anexos: Se considerarán anexos del contrato de trabajo aquellos documentos que

modifiquen de manera permanente una o más de las condiciones originales pactadas en la convención, por ejemplo, el cambio de la duración de una jornada fija o su distribución o la

implementación de la modalidad de teletrabajo. En este caso el documento debe constar por

escrito y ser firmado por ambas partes de la relación laboral.

b) Pactos: Se entenderá por pactos aquellos acuerdos mediante los cuales las partes regulen situaciones transitorias, por ejemplo, la realización de horas extraordinarias. Estos documentos deben constar por escrito y ser firmados por ambas partes.

c) Notificaciones: Documentos emanados de una de las partes de la relación laboral,

mediante los cuales se pone alguna circunstancia en conocimiento de la otra, por ejemplo, un

cambio de turno, una amonestación o un nuevo ciclo de aquellos señalados en el artículo 22 bis

del Código del Trabajo. En estos casos la firma del trabajador puede ser sustituida por el proceso

de Login o identificación en el sistema.

d) Solicitudes: Documentos unilaterales mediante los cuales el trabajador realiza un

requerimiento al empleador, por ejemplo, uso de feriado legal, permisos, etc. En estos casos la firma del dependiente puede ser sustituida por el proceso de Login o identificación en el sistema.

Para la suscripción de los documentos individualizados en las letras a) y b) precedentes,

se seguirán los siguientes pasos:

Una vez completado el documento por el empleador, el sistema lo enviará automáticamente al trabajador a su correo personal registrado en la plataforma.
El trabajador podrá aceptar o rechazar la propuesta, respondiendo directamente al correo electrónico recibido o a un enlace contenido en él.
Si el trabajador aceptare la propuesta, el sistema automáticamente enviará una copia

firmada a cada parte a los correos que tengan registrados.

Si el trabajador rechazare lo propuesto por el empleador, este último podrá modificar el

documento y enviarlo nuevamente. De ser necesario se podrá repetir el mismo procedimiento.

Para la realización de las solicitudes señaladas en la letra d) del Nº47.1) precedente, se

seguirán los siguientes pasos:

Los sistemas ofrecerán un menú con diversas opciones de solicitudes que pueda requerir el trabajador considerando, como mínimo, las siguientes: uso de feriado, permisos con y sin goce de remuneraciones, compensación de horas extraordinarias por días de descanso adicional y cambio de turnos.
Una vez seleccionada la opción el sistema permitirá al trabajador llenar los datos necesarios para la solicitud.

Al enviar el documento a través del sistema, el trabajador recibirá automáticamente una

copia de ella en su correo privado para su archivo personal.

Si el empleador rechazare la solicitud, la respuesta deberá señalar de manera clara la

posibilidad de apelar de la decisión, el plazo para hacerlo y ante quién presentar la reclamación.

Firmas electrónicas. Cuando los trabajadores deban firmar electrónicamente algún documento o solicitud creado por el mismo sistema de registro y control de asistencia, por ejemplo, un anexo de contrato, una solicitud de feriado o permiso, podrán hacerlo a través de firma electrónica simple, es decir, claves o password, biometría, etc.

Excepcionalmente, en el caso de los documentos unilaterales (notificaciones o solicitudes),

se considerará firmado el documento por el hecho de haberse identificado ya el requirente al

ingresar al sistema.

Entrega de información. ControlRoll informa con claridad que la contratación de los servicios asociados al control de asistencia conlleva aparejada la autorización de entregar a la Dirección del Trabajo toda la información que conste en las plataformas, sin ninguna restricción y por los mecanismos que se indican en la presente resolución exenta.

Lo señalado debe entenderse sin perjuicio de las obligaciones legales que pesan sobre los empleadores respecto de la entrega directa de información a la Dirección del Trabajo.

El hecho de que un empleador utilice un sistema electrónico de registro y control de asistencia autorizado por la Dirección del Trabajo no excluye la posibilidad de que sea fiscalizado por esta y, eventualmente, sancionado, si se detectaren infracciones mediante un proceso de inspección.

Compatibilidad con otros sistemas de control de asistencia: Para dar cumplimiento a lo dispuesto en el inciso 1º del artículo 33 del Código del Trabajo, se estará a las siguientes reglas:

a) Soporte: Cada empleador debe mantener un solo tipo de sistema de registro y control de asistencia, es decir, sólo papel o sólo electrónico.

b) Cantidad: Cuando el empleador utilizare una plataforma electrónica de aquellas regidas

por la presente resolución exenta, deberá usar el mismo producto comercial para todas sus instalaciones y para aquellos dependientes que se encontraren bajo la modalidad de teletrabajo,

vale decir, mantener un solo proveedor del servicio.

Excepcionalmente, un empleador podrá llevar más de un mecanismo de registro y control de asistencia cuando emplee a trabajadores que se encuentren afectos obligatoriamente a un sistema especial, por ejemplo, los choferes y auxiliares de vehículos de transporte interurbano de pasajeros o transporte interurbano de carga.

c) Origen de la información: Los datos utilizados para la contabilización de la asistencia,

horas de trabajo y descansos sólo pueden provenir de un sistema electrónico autorizado por la

Dirección del Trabajo.

Consideraciones adicionales:

Se incorpora nueva sección en las ESS donde se debe ingresar el número de resolución de autorización de jornada excepcional y su respectiva fecha de aprobación

Se agrega nuevas funcionalidades en el mantenedor de parámetros de jornadas, se reemplaza botón jornada especial por Tipo de jornada, el cual requiere que se utilice las nuevas opciones para determinar el tipo de jornada que corresponda.

Se agrega nuevo acceso para habilitar tablero Ambiente DT y disponibilizar reportes DT a terceros correspondientes a empresas transitorias o subcontratos.

En reporte de Jornada diaria del ambiente fiscalización se debe informar la circunstancia de tratarse de colaboradores con una banda horaria flexible, por que se relaciono con el check “Crear Rol Segùn Marca” para los casos que corresponda informar, para los casos en general con el check deshabilitado se informará como “Dependiente NO sujeto a una banda Horaria”

Fuente Legal: Resolucion-38-EXENTA_09-MAY-2024