ACTUALIZACIÓN MASIVA DE ESS CON PUESTOS

Se incorporan nuevas mejoras en archivo de actualización masiva de estructuras de servicio ESS del módulo comercial, tablero Estructuras de Servicio, al cual se incorporó la posibilidad de actualizar la configuración de los puestos y turnos que conforman cada estructura en los casos de aquellas estructuras que posean está configuración.

Para realizar este proceso de actualización, lo primero que debes realizar es descargar el archivo correspondiente a las estructuras vigentes a la fecha actual, solo presionando el botón

Una vez descargado el archivo, te aparecerá un archivo como la siguiente imagen de ejemplo con todas las estructuras vigentes a la fecha en que colocaste en el campo

En este archivo deberás tener presente que las columnas que se encuentran en color rojo no son modificables, solo se pueden modificar las columnas en amarillo, a excepción de aquellos casos en los que se requiera cargar una estructura nueva, la cual se deberá ingresar con el ID en 0 pero mismos datos de CECOS, Sector, Instalación. Siempre que se requiere realizar alguna modificación con respecto turnos, horas del servicio o montos de algún concepto, se debe primeramente cerrar la estructura anterior con una fecha  de término que sea el día anterior al inicio de la nueva y luego abrir esta ESS nueva con ID 0 con fecha inicio de un día posterior al término de la anterior y sin fecha de término, ya que si se modifica sobre la misma, afecta directamente los otros módulos de ControlRoll. 

Además, se incorporan en este archivo dos nuevas columnas “Cód. Puesto”, “Corr. Turno” y “Nombre Puesto” correspondientes a las columna I y la J. 

  • Cód. Puesto: se muestra la información correspondiente al correlativo de puestos de la estructura de servicio.
  • Corr. Turno: se muestra la información correspondiente al correlativo de turnos que conforman cada puesto de la estructura de servicio.
  • Nombre Puesto: se muestra la información correspondiente al nombre de cada puesto al que pertenece cada código de puesto y cada correlativo de turno

Ahora procedo a explicar cómo deberás completar este archivo para realizar la actualización. Lo primero que verás al descargar el archivo es que en los casos que existan CECOS que tengan configuración de puestos con turnos específicos (imagen 1) verás la cantidad de filas según puestos y turnos tenga definidos este CECOS, para este ejemplo tenemos uno que tiene un solo puesto configurado con un solo turno, por lo que solo será una fila adicional en nuestro archivo que tendrá el mismo ID (imagen 2). 

Imagen 1:

Imagen 2:

En este archivo tienes que conocer que la primera fila que visualizarás, siempre será la LÍNEA BASE (imagen 3), la cual modifica lo que es la estructura de servicio como tal sin la configuración de puestos y la escala de sueldo del servicio, es decir, cargo, jornada, fecha de inicio, fecha de término, cantidad de horas totales del servicio, valor del servicio y los montos de los conceptos (imagen 4). 

Imagen 3:

Imagen 4:

Nota: La forma más fácil de identificar esta línea base es que siempre los campos “Cód. Puesto” y “Corr. Turno” aparecerán con 0 y además tendrá siempre información en el campo “Fecha Inicio”.

Por su parte, la segunda línea o más que tengan el mismo ID (imagen 5), corresponderán a los puestos que tengan configuradas al momento de descargar el archivo cada estructura de servicio, las cuales modifican solamente dichos campos: nombre de los puestos, los códigos de los turnos, cantidad de colaboradores por turno, total de colaboradores, valor de las horas sin cubrir y el valor de los eventos (imagen 6).

Imagen 5:

Imagen 6:

Una vez identificado esto, podrás iniciar con la actualización de datos de este archivo. Para este caso de ejemplo realizaremos la actualización del salario básico de la estructura de servicio, pero mantendremos la configuración de los puestos, para lo cual lo que debemos hacer es copiar todas las filas del mismo ID en la parte inferior del archivo en líneas nuevas.

Posterior a esto, modificaremos el ID de las nuevas filas incorporadas, reemplazandolos por un 0.

Después, modificaremos en este caso de ejemplo la fecha de término de las estructuras anteriores que cerraremos para poder crear las nuevas, a las cuales les pondré como fecha de término el 31-12-2021 ya que la modificación del salario básico que realizaré comenzará a contar del día 01-01-2022, donde decía S/F lo reemplazamos por la fecha correspondiente.

Luego, modificaremos la fecha de inicio de la nueva ESS por la fecha en que comenzará a estar vigente este nuevo cambio, en este caso el 01-01-2022, es decir, reemplazamos en la línea base de nuestra nueva estructura donde dice 01-03-2021 por 01-02-2022 y dejaremos el campo “Fecha Término” con la misma información S/F.

Finalmente en nuestra línea base de esta nueva estructura, modificaremos los datos que se requieran modificar, en este caso de ejemplo utilizado modificaremos solamente el Salario Básico (recordemos que todos los conceptos de montos deben ir sin puntos como separadores de miles).

Para este caso no modificaremos los puestos de la estructura, asi que en la segunda fila de la nueva estructura no realizaremos ningún cambio. Una vez finalizadas las modificaciones correspondientes, se deberá guardar el archivo con la misma extensión con que se descarga, en este caso en formato .xlsx y al realizar esto nos dirigimos nuevamente al módulo COMERCIAL de ControlRoll, tablero estructuras de servicio y cargaremos el archivo modificado, para ello debemos hacer clic en el botón para realizar carga masiva, tras lo cual se nos abrirá una nueva ventana donde debemos ingresar un nombre para la carga masiva, seleccionar el archivo que previamente modificamos y guardamos en nuestro computador y luego presionamos cargar

Una vez se haya finalizado la carga, aparecerá información de esta en el campo “Detalle de Carga”, en caso de ser exitosa, aparecerá un mensaje como el siguiente y la opción de descargar el archivo excel con el detalle de la misma simplemente haciendo clic en el ícono correspondiente

Al descargar el archivo, en la columna final podrás ver el Estado de la carga.

Si te sale una observación con el siguiente mensaje “Ya Existe un Archivo con el Nombre XXXXXXXXXX” lo que deberás realizar es volver a subir el archivo y marcar la opción remplazar

En caso de que el archivo tenga un dato mal informado o con algún inconveniente, aparecerá el siguiente mensaje “Carga masiva se encuentra con detalles, algunos registros no se han cargado según detalles indicados en la columna «Estado» del siguiente archivo, por favor revisar.”, para lo cual se debe descargar el archivo excel y verificar la columna Estado indicada anteriormente, donde se mostrará el motivo por el cual no se pudo realizar la carga masiva.

Al finalizar la carga, podrás visualizar en ControlRoll la estructura cerrada en color rojo y la nueva estructura vigente con el nuevo monto del salario básico y manteniendo la misma configuración de los puestos que tenía la estructura anterior. 

ALCANCE IMPORTANTE:

En los casos que las estructuras de servicio hayan sido creadas desde pricing por medio de una cotización, la actualización de estas estructuras no se realizará apareciendo el mensaje “Carga masiva se encuentra con detalles, algunos registros no se han cargado según detalles indicados en la columna «Estado» del siguiente archivo, por favor revisar.” y al verificar el archivo de revisión que genera el sistema en la columna “Estado” indicará el mensaje “Estructura de Servicio generada desde Pricing. Cualquier modificación debe ser realizada por dicho módulo”. 

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