A contar del día de hoy, aparecerá en su versión para los Keyuser de RRHH e interlocutores la siguiente notificación al ingresar al sistema, en la cual se informa la disponibilidad de habilitar Pugin Laboral 2.0 que consiste en una conexión directamente con IMED para la gestión de licencias médicas.
Con esta activación se habilita el nuevo tablero “Servicios Contratados” para el módulo Parámetros de Sistema, sección “Plugin Laboral 2.0” en el cual podrán realizar la contratación de este nuevo servicio que tendrá una conexión directa con IMED.
En esta sección deberán configurar las empresas para las cuales se requiere contratar el servicio para lo cual deberán seleccionar y completar los siguientes campos:
- Empresa: deberán seleccionar del listado, la empresa que corresponda.
- Password IMED: para obtener esta contraseña, el empleador deberá inscribirse inicialmente en el portal de tramitación de licencias para empleadores Portal de tramitación de Licencias, para lo cual deberá seguir los pasos del siguiente instructivo Manual inscripción LMempleador una vez se finalice proceso de registro, deberá ingresar la contraseña en el campo requerido en ControlRoll.
Nota: en caso de realizar contratación para todas las razones sociales, se deberá realizar procedimiento, tantas veces como empresas existan en su versión.
Una vez completados los campos requeridos deberán presionar “Contratar Servicio” y este se visualizará en la sección “Lista de Empresas Contratadas”, en el cual podrán modificar o eliminar registros. Para modificar un registro deberá seleccionar el botón y para eliminar, el ícono de la papelera , adicionalmente, aparecerá el siguiente ícono para visualizar las contraseñas ingresadas.
- CONEXIÓN IMED
Al habilitar esta conexión podrá realizar la gestión de licencias médicas de sus colaboradores directamente desde su versión, ya que estará en comunicación directa con los servicios de IMED, para la recepción, tramitación y gestión de licencias.
Con este funcionamiento se incorpora un nuevo tablero en su versión en el módulo de RRHH, el tablero “Licencias” en el cual podrán gestionar licencias directamente desde el módulo de RRHH y el ingreso de estas de forma automatizada para los casos que aplique.
Sección Resumen
Acá podrán visualizar en resumen algunos KPI de las licencias, como:
- Licencias totales: muestra la cantidad total de licencias disponibles.
- Tramitadas: indica la cantidad total de licencias que han sido tramitadas.
- No tramitadas: se refiere a la cantidad total de licencias que no fueron tramitadas por algún motivo.
- Otros Estados: muestra la cantidad de licencias que se encuentran con estados distintos a tramitadas o no tramitadas.
- Lic. sin colaboradores asociados: podría visualizarse aquellos casos de colaboradores que están registrados en la empresa pero no en ControlRoll o que los datos de la licencia hayan sido registrados de forma incorrecta.
- Entorno: siempre se visualizará “Productivo” en el caso de su versión cuando se contrate el servicio.
Sección Filtros
En ella, podrán aplicar filtros de búsqueda según CECOS, número de licencia, colaborador, estado y un rango de fechas desde y hasta. En esta sección para realizar alguna búsqueda por estos filtros simplemente se deberá presionar el botón . Adicionalmente, al hacer clic en el ícono se abrirá el instructivo de este tablero.
Sección Lista
En el cual podrán visualizar el listado de todas las licencias recibidas con los siguientes datos: Rut, nombre colaborador, número de licencia, tipo de licencia, fecha desde y hasta, el estado de la licencia, usuario que realizó el ingreso, el cual siempre se registrará “JOBAUTO” y el flog que será siempre la fecha de ingreso de la licencia en el sistema. Adicionalmente, se visualizarán dos íconos:
Actualizar: se utiliza para actualizar la vista de la lista
Sincronizar: se utiliza para realizar el proceso de sincronización de estados de las licencias.
Todos los días a las 5:00 am se ejecutará en su versión un procedimiento de ingreso automático de licencias recibidas por IMED, lo cual desencadenará dos tipos de acciones automatizadas:
- Tramitación automática de licencias: cuando el colaborador exista en la empresa, no tenga finiquito y la licencia no sea posterior al finiquito y cuando no se encuentre con un permiso no remunerado. Para que este proceso se realice automáticamente, el colaborador debe tener contrato y última liquidación de 30 días firmados por ambas partes (colaborador y Representante Legal en caso de uso de la firma electrónica desde ControlRoll). Con lo cual se realizará ingreso en ficha, roles junto con tramitación y la misma quedará con estado “Tramitada” y no disponible para volver a realizarlo.
- Rechazo automático de licencias: Cuando la persona no exista en la empresa, si tiene un finiquito y la licencia es posterior al finiquito y cuando el colaborador tenga un permiso no remunerado serán motivos de rechazo.
En este tablero el usuario podrá realizar gestiones en las licencias recibidas en caso de que algunas licencias hayan sido rechazadas o tienen alguna observación generada por IMED que impidió la tramitación automática, porque no se cumplieron las condiciones explicadas en el apartado anterior o cuando en su defecto, su licencia haya sido rechazada por algún otro motivo desde IMED, o simplemente para consultar movimientos y revisar pronunciamientos, entre otras opciones que se detalla a continuación.
- Tramitar licencias
- Anular: El usuario podrá realizar anulaciones de licencias médicas por algún motivo cuando aplique.
- XML: donde podrá ver de forma detallada y sencilla la información que fue enviada en el XML.
- Pronunciamiento: el usuario podrá visualizar los datos correspondientes al pronunciamiento de licencias.
- Cargar documentos: el usuario podrá cargar formato DIAT (tipo de licencia 5 “ACCIDENTE DEL TRABAJO O TRAYECTO”) o DIEP (tipo de licencia 6 “ENFERMEDAD PROFESIONAL”) para las licencias médicas de estos tipos. En esta sección, podrán tanto cargar nuevos documentos o descargar los previamente cargados.
- Zona A: podrá visualizar el detalle de la Zona A de cada licencia.
- Historial de movimientos: donde podrá verificar todos los movimientos que se han registrado para la licencia.
- PDF: podrá descargar cuando lo requiera el PDF correspondiente a cada licencia registrada.