Con el fin de optimizar la gestión documental de los colaboradores, se implementó una nueva funcionalidad que permite visualizar los documentos asociados a cada contrato mediante la Fecha de Ingreso.
A partir de esta mejora, cada documento requerido en las carpetas del colaborador pueden dejar el atributo fecha de ingreso, lo que permitirá identificar el contrato al que pertenece y visualizar la información correspondiente de forma organizada.
Para utilizar esta funcionalidad, es necesario configurar previamente el atributo Fecha de Ingreso (Reservado: FECHA_INGRESO) en cada tipo de documento que se cargará en la carpeta del colaborador.
Ruta en el sistema:
Módulo RRHH > Ficha del Colaborador > Subtablero Carpeta > seleccionar Subir documento > Gestionar en tipo de documentos > Escoger el documento que desea, luego el atributo y agregarlo con el botón del más.
Una vez configurado este atributo, el sistema validará automáticamente la fecha de ingreso registrada al momento de cargar el documento y lo asociará al contrato correspondiente.
CARGA DE DOCUMENTOS ASOCIADOS A UN CONTRATO:
Para subir un documento y asociarlo correctamente al contrato vigente o previo de un colaborador:
- Ingrese a la Ficha del Colaborador y acceda al Subtablero Carpeta.
- Seleccione la opción Subir Documento a Ficha.
- Seleccione el Tipo de Documento que desea cargar.
- En el campo Fecha de Ingreso, el sistema mostrará automáticamente la fecha registrada en la ficha del colaborador. Esta fecha se podrá editar manualmente en caso de que no corresponda.
- Adjunte el archivo y haga clic en Subir.
NOTA: Tenga presente que si se modifica manualmente la fecha de ingreso en el momento de cargar el documento, los documentos que se suban no estarán visibles para el contrato que tenga vigencia bajo la fecha de ingreso actual del colaborador.
VISUALIZACIÓN Y FILTRO DE DOCUMENTOS POR CONTRATO
La funcionalidad permite consultar los documentos del contrato vigente o visualizar también los documentos activos asociados a contratos anteriores.
Para gestionar qué documentos deben visualizarse en la carpeta activa del colaborador:
- Ingrese a la Ficha del Colaborador > Sub Tablero Carpeta > Sección Documentos Normalizados > seleccionar la carpeta que desea ver.
- Ubique icono de filtro de documentos, que aparece al lado del nombre de la carpeta:
Este icono consta de una hoja y un ojo, el cual se podrá identificar cuando desea ver todos los documentos aparecerá una línea roja marcada encima y si desea solo ver los del contrato actual se quitará la línea:
Casilla marcada:
Casilla desmarcada:
En la tabla inferior podrá validar la lista de archivos (.pdf), junto con su fecha de ingreso asignada y las opciones de edición o visualización.
